Power BI 教學：一小時擺脫初學者，從數據導入到報表優化全攻略

這是一份為 Power BI 新手量身打造的入門指南，幫助你克服上手困難，快速了解並應用這個強大的工具

什麼是 Power BI？

• Power BI 的簡介
  • Power BI 是由微軟推出的一套報表工具，幫助企業和個人進行數據分析與視覺化展示。它提供了一個拖拉式容易上手的界面，讓用戶能夠連結不同數據源匯集、轉換並創建各種互動式報表和儀表板。Power BI 可以在電腦的應用程式端、網頁端進行開發，在手機、網頁、電腦的應用程式端呈現
  • 以電商資料需要的圖表舉例，需要把多種資料放在一起分析，並且做出視覺化的圖表，就很適合使用Power BI

• Power BI 的優勢和特色
  • 豐富的網路討論：上有大量關於 Power BI 的教材和資源，因為使用的人非常多。根據 Google 趨勢，Power BI 的搜尋量遠超過其他知名的報表工具。這表示當我們在使用 Power BI 遇到問題時，網上很可能已經有解答，不需要自己苦苦摸索
  • 整合多種數據來源：Power BI 可以整合各種不同的數據來源，像是線上的資料庫、Office 365 的 List、Excel 和 Google Sheet 等等。舉個例子，如果我們公司的員工資料存在 Google Sheet，出勤紀錄用 Excel 記錄，績效紀錄又在另一個 Excel 表格裡，Power BI 可以把這些資料全部整合到一個報表中，非常方便
  • 簡單易用的 Power Query 編輯器：Power BI 內建的 Power Query 編輯器讓數據清洗變得非常簡單。比如，我們可以輕鬆地刪除空白或重複的資料，或者把一個欄位裡用逗號分隔的多個值分成多個欄位，這些操作都只需要點幾下滑鼠就能完成，除了完成之外，PBI還會在畫面右側呈現操作的歷程記錄，方便使用者隨時編輯
  • 用圖像呈現數據關聯：Power BI 可以用圖表的方式展示數據之間的關聯。還是以員工資料、出勤記錄和績效紀錄為例，如果用 Excel，我們需要用 VlookUp 來把這些資料關聯起來，欄位一多就很容易搞錯。但在 Power BI 裡，只需要選擇要關聯的欄位，就能輕鬆完成，直觀又簡單。
  • **可以離線使用：**有些行業需要保存機敏資料，例如：醫療、金融產業，假設把資料放到外網會有違法疑慮，或是擔心放到外網容易被竊取，Power BI是個可以完全離線運作的系統

與 Excel 的比較

特點	Excel	Power BI
存資料	Excel 可以用來存資料，並能夠直接在表格中進行數據錄入和編輯。適合用於記錄日常數據和基本處理。	Power BI 本身不是用來存資料的工具，更多是分析和視覺化資料，需從外部來源匯入資料進行分析。
互動篩選功能	在 Excel 中，圖表之間的互動性有限，實現互相篩選需要繁瑣的設置和公式，效果不如 Power BI 直觀。	Power BI 提供強大的互動功能，輕鬆設置圖表之間的互動篩選，使分析更加靈活直觀。
製作圖表的效率	Excel 製作圖表需要多步操作，包括選擇數據範圍、設置圖表類型和格式，通常需要較多時間。	Power BI 具有直觀的拖放界面，可快速生成圖表，大大提高了視覺化效率。

可以想像成我們把瑣碎的資料，用Power BI設計成容易解讀的圖表

如何開始使用 Power BI？

安裝和設定

• 系統需求
• 下載和安裝 Power BI Desktop
  • 從Microsoft Store 下載，或是透過官方網站
  • 官方網站連結
• 基本設定和介面導覽

畫面框起來的地方，是做圖表最常使用到的部分，也是我推薦初學者一定要知道如何使用的地方

1. 取得資料：決定要把哪些資料放到這份圖表內
2. 視覺效果：決定使用怎樣的圖表呈現資料
3. 資料：匯入的資料有哪些欄位可以使用
4. 畫布：呈現圖表的地方

導入數據

資料導入到 Power BI：

• 按下「取得資料」：這是 Power BI 的主要功能之一，用於匯入不同來源的數據。
• 選擇所需資料類型：例如 Excel、SQL Server、資料庫等。這一步是選擇你要匯入的資料類型和來源。
• Power BI 讀取並載入資料：一旦選擇完資料來源，Power BI 會讀取資料，並將資料存放到 Power BI 的模型中。

資料與 Power BI 報表的組成：

• 匯入的資料與 Power BI 檔案連結，並且該檔案包含圖表、視覺化報表和匯入的資料連結。
• Power BI 檔案並不會實際保存資料，而是保存資料的「連結」與資料模型，這意味著資料的更新是透過資料來源來進行的

• 資料更新流程：
  • 當你的資料來源發生更新（例如電商的顧客資料和訂單資料新增），你可以在 Power BI 中按下「重新整理」（自動化數據更新）。
  • Power BI 會到原本資料的路徑，重新載入最新的資料，確保你的報表是最新的。

創建視覺效果

我們已經學會了如何把資料導入 Power BI，接下來我們要學習如何製作第一張圖表。製作圖表的主要目的是幫助我們對資料進行分類和分析。舉例來說：

1. 我有一千筆顧客資料，想要知道以「性別」來分類，男性和女性的比例各是多少？
2. 我有一千筆訂單資料，想要知道每個品項的銷售佔比是多少？

依據這個邏輯再理解一次PBI的介面，畫面框起來的地方，是做圖表最常使用到的部分，也是我推薦初學者一定要知道如何使用的地方，依據這些邏輯，我們來理解 Power BI 的操作介面：

1. 取得資料：選擇你要用來製作圖表的資料。
2. 視覺效果：決定你要用什麼樣的圖表來呈現這些資料，例如柱狀圖、餅圖等。
3. 資料欄位：這裡顯示你匯入的資料欄位，可以用來分類或計算。
4. 畫布：這是圖表實際呈現的區域，你將圖表拖曳至此來進行顯示。

基本圖表的製作：圖表製作口訣

在 Power BI 中製作圖表時，可以按照以下簡單的步驟來操作：

步驟 1：選擇分類欄位

• 首先確定你想要按哪個欄位進行分類。例如，如果你想看顧客的性別分布，選擇「性別」欄位。

步驟 2：選擇圖表類型來呈現分類

• 考慮你想如何展示這些資訊。如果是顯示比例，可能選擇餅圖或柱狀圖。從「視覺效果」窗格中拖曳你選擇的圖表類型到畫布上。

步驟 3：設定計算方式

• 根據需要計算的資料類型選擇合適的計算方法。如果是數值如「銷售額」，你可以選擇計算總和、平均值、最大值或最小值。這將根據你的選擇自動更新圖表。

舉例：

• 假設你有一份含有1000筆銷售記錄的數據，你想要分析不同產品類型的銷售表現。
  1. 選擇「產品類型」欄位來分類數據。
  2. 選擇柱狀圖來顯示每類產品的銷售額。
  3. 設置「銷售額」欄位為總和，以計算每個產品類型的總銷售額。

這些步驟將幫助我們建立第一個圖表，增加自信心

發佈和分享報告

當Power BI做好之後，我要分享給別人怎麼做？例如：在周會上報告、把報表附件在email裡面

分享方式	步驟	優點	適用情境	付費情況
在 Power BI 服務上發佈	將報告上傳到 Power BI 線上服務，然後分享給特定使用者或群組。	可設定權限，控制誰可以查看、編輯或共同操作，並可設置自動更新。	適合與公司內部團隊或指定用戶分享專業報告，並頻繁更新數據。	需要 Power BI Pro 許可，或報告必須在 Power BI Premium 容量內。
將報告嵌入網站或應用程式	使用 Power BI 的嵌入功能，將報告嵌入到內部系統或外部網站。	適合直接展示報告給客戶或員工。	需要將報告整合到自有平台中，讓用戶直接查看和互動。	使用嵌入功能通常需要 Power BI Premium 或 Power BI Embedded 許可。
導出為 PDF 或 PowerPoint	將報告導出為 PDF 或 PowerPoint 檔案，並通過電子郵件或其他管道傳送給他人。	快速簡便，適合靜態報告分享。	報告數據不需實時更新，或分享對象無法使用 Power BI。	不需要額外的付費，任何用戶都可以導出報告。
使用 Power BI 應用 (Power BI Apps)	建立 Power BI 應用，讓使用者通過應用查看多個報告或儀表板。	集中多個報告，方便使用者查看。	適合大型組織或項目團隊。	需要 Power BI Pro 或 Premium 許可。
與 Microsoft Teams 整合分享	將 Power BI 報告嵌入到 Microsoft Teams 頻道或聊天中。	提升團隊協作效率。	團隊使用 Microsoft Teams 作為主要的協作平台。	需要 Power BI Pro 許可。

總結來說，發佈報告、嵌入報告和使用 Power BI 應用通常需要付費，而導出為 PDF 或 PowerPoint則不需要額外的費用。與 Microsoft Teams 整合分享也需要 Power BI Pro 許可。

一個報表應具備哪些要素？

明確的目標和用途

在設計報表時，首先要明確其目標和用途。我們需要思考：這份報表是為誰而製作？他們在獲得這些數據後，將用來做什麼決策？

例如，我調查了ChatGPT的使用數據，除了撰寫這篇文章外，我還希望了解大家在使用ChatGPT時遇到的困難。這些資訊可以幫助我在設計課程時，加強對特定問題的講解。

如果我們經營電商平台，發現某個品項銷售特別好，我們可以利用視覺化報表進一步分析：購買該品項的客戶還購買了哪些商品？他們可能對什麼產品感興趣？他們通常在什麼時間購買？

使用BI等圖表工具，可以快速幫助我們探索並找到答案。我們可以一邊研究數據，一邊選擇適合的圖表類型；當得出結論後，亦可用同樣的工具製作報告，與工作夥伴或老闆分享。

需要強調的是，製作報表不僅僅是為了最終的輸出成果。在探索過程中，將不同的資料匯入並發現新的洞察，這正是視覺化工具能夠帶給我們的巨大幫助。

動手做視覺化報表之前，先確認數據的正確性

要製作出有效的視覺化報表，可靠且準確的數據是關鍵。如果數據有誤，即使報表設計得再好也無濟於事。

使用公司內部數據時，必須確保雙方對數據欄位的定義一致。以訂單資料為例，當我們想分析哪一天的訂單量較多時，需要明確「購買日期」的含義——究竟是訂單成立日期，還是客戶結帳日期？

使用外部數據時，應確認數據的可信度，並盡可能瞭解其收集方法。了解數據是如何獲取的，有助於我們評估其準確性和適用性。

只有在確保數據可靠的前提下，才能通過報表有效地傳達資訊，支援正確的決策制定。

容易閱讀的視覺：標準是三秒內，能不能搞懂這份圖表

• 明確的資訊架構
• 不使用過多顏色
• 選擇適當的圖表類型
• 清晰的標題和註釋

Power BI 的應用場景

以下會實作一個依據https://forms.gle/YbFic7LJH5G8sZNj7問卷的收集資訊做的統計報表

以下的圖表大約花20分鐘製作完成

教學影片：

結論

為什麼選擇 Power BI

Power BI 不僅能整合多個數據來源，還擁有豐富的網絡支援和問答資源，方便用戶在需要時快速獲得幫助。此外，Power BI 可以在純地端離線的環境下運行，這對於需要處理機密或敏感數據的情況特別重要，因為數據無需上傳到雲端，從而提升了安全性和可靠性。

有一些 AI 工具可以快速產出圖表，還需要學 BI 嗎？

理解核心概念依然不可或缺。在製作視覺化報表時，工具只是實現目標的手段。學習並掌握數據分析和視覺化的基本概念，才能真正有效地解讀和運用數據。當我們理解了這些概念，並知道工具如何運作時，學習其他報表工具也會更加容易。

正如之前提到的，圖表的目的在於呈現我們經過分類後所想了解的數據。如果我們掌握了這種分類邏輯和數據思維方式，就能更有效地分析和詮釋資訊，而不僅僅依賴於某一特定工具。

雖然 AI 工具可以加速圖表的生成，但如果缺乏對數據和視覺化原理的深入理解，可能會錯過數據背後的關鍵洞察。學習 BI 不僅能讓我們靈活運用各種工具，還能提升我們的數據素養，從而在面對複雜的商業問題時做出更明智的決策。