最後更新時間： 2025 年 08 月 22 日
好像全世界都在談 AI、BI、No-Code，如果自己或是團隊還沒開始用，就好像瞬間成了跟不上時代的原始人。
於是，最直接的反應就是：趕快找個課程，魔法小卡刷下去！
這種「為了學而學」的模式，很多時候就像是送孩子去上「才藝班」。
課程結束時，大家紛紛讚嘆「哇！這個工具好厲害！」，但回到工作崗位，卻不知道如何下手。因為學到的屠龍之技，跟你日常要殺的那隻雞，根本對不上。
我過去當過軟體工程師，也做過需要「通靈」的 PM，現在專門協助企業導入各種數位工具。
我觀察到一個最大的誤區就是：大家太容易愛上工具，卻忘了自己真正的問題是什麼。
你的「理所當然」，就是問題所在
當我建議團隊要「先定義問題」時，最常聽到的回答是：「可是，我不知道我的問題是什麼啊？」
這非常正常。因為你身在其中，很多重複、繁瑣的流程，在你眼中早已是「理所當然」。你自己很難發現「欸？這個動作我每週都在重複」、「咦？這裡其實可以自動化」。
想找到真正的問題，有個黃金方法：找一個完全不懂你工作，但充滿好奇心的人，把你為了完成一項任務的所有步驟，從頭到尾講給他聽。
在這個過程中，他會不斷地問「為什麼」，而你，會在一次次的解釋中，自己驚覺那些隱藏在流程中的多餘和重複。這就是為什麼，有時需要一個外部顧問，來扮演那個不斷提問的「局外人」，他會勇敢地挑戰你的想當然。
如果找不到這樣的外部人，也別擔心，這裡有兩個可以在內部立即執行的替代方案：
- 同事互相訪談：找一位不同職能的同事，彼此介紹工作流程，互相扮演「好奇的局外人」。
- 請 AI 訪談你：你可以對 AI 下指令：「你是一位流程優化顧問，現在請透過提問，引導我梳理完成『某某任務』的詳細步驟，並找出可以優化的環節。」
說服團隊的藝術：讓他們看見改變後的好處
好，假設你已經成功找到了問題。下一個挑戰是：團隊的阻力。
很多時候，問題不是團隊成員安於現狀或抗拒學習。真正的阻力是：**大家覺得改變的成本太高了！**學習新工具、適應新流程，意味著要從原本熟悉的工作方式中抽離，這在短期內反而會「增加」工作量。
所以，千萬不要只說「我們需要導入這個新工具來提升效率」。你必須具體地告訴團隊，這個改變能帶來什麼「好處」：
「我們來研究這個方法，是為了把每週那 8 小時的報表地獄，縮短成 1 小時。這樣一來，我們每個人都能準時下班，甚至有更多餘裕去思考更有價值的事情，而不是被瑣事綁住。」
當團隊理解到，學習是為了換取更多的休息與自由，而不是另一項KPI時，改變的動力才會真正出現。
先有問題，再選武器
當你清晰地定義出問題，也和團隊達成了「我們想解決『那個』問題」的共識後，恭喜你，這時候才到了挑選工具的階段。
該怎麼選？與其追逐最新最潮的工具，不如務實地問自己幾個問題：
- 我們團隊的「生態系」是什麼？ 如果大家都在用 Notion，那 n8n 或 Make 可能就是好選擇。如果團隊活在 Google 全家桶裡，那優先考慮 Apps Script。
- 學習和維護成本高嗎？ 團隊需要花多少時間才能上手？未來如果流程改變，我們自己能輕鬆修改嗎？
- 卡關時找得到人救嗎？ 這個工具的網路討論度夠嗎？中文社群夠活絡嗎？
面對「外包」的靈魂拷問
聊到這裡，一定會有人問：「如果流程很固定，我是不是乾脆外包客製一個系統就好？」
這是一個很好的問題。該如何判斷？其實標準很簡單，就是一筆**「時間與金錢」**的帳。
你可以這樣算：
- 估算一下，團隊成員目前處理這件重複性工作，每個月要花掉多少「總工時」？
- 找至少兩家資訊公司或個人工作室，詢問客製化這樣一個系統的報價是多少。
兩相比較，你就能清楚判斷，是花錢一次性解決問題划算，還是持續投入團隊的時間成本更划算。
有效的培訓，是解決你的難題，而不是教你工具大全
看到這裡，你可能會想：「好吧，無論是自己學還是客製化，真的能對症下藥嗎？」
這正是我堅持在開課前，一定要先透過訪談或問卷了解團隊狀況的原因。這個過程能讓我設計出真正符合你們需求的課程，而不是給一套標準教材。讓我舉幾個實際的例子：
- 一場 Power BI 的訓練：在訪談後，我發現學員的工作場景根本沒有太複雜的資料需要清洗。於是，我建議課程不用教太多艱深的功能，而是多安排一個環節，帶他們思考「如何用現有數據跟老闆溝通」以及「如何從圖表中發現問題」。這才是他們工作中真正的痛點。
- 一門給上班族的 AI 課：很多團隊想導入 AI，但員工不知從何開始。與其教大家怎麼下咒語（Prompt）做圖，我更著重在帶他們拆解自己的工作流程，思考哪個環節可以讓 AI 介入。甚至，我會教他們如何跟今天沒來上課的同事溝通這些改變，讓新方法能順利推行。
- 一個給研究人員的 AI 課：他們的需求不是做簡報或寫文案，而是快速閱讀大量文獻。所以我的課程就專注在，如何利用搜尋技巧，結合 AI 工具，快速萃取出論文的重點和研究脈絡。
- 一門給公務人員的 AI 課：現代公務員真的很忙，一個人可能要身兼數職。所以課程的重點不會是空泛的理論，而是即戰力。例如，我們會專注在如何運用 AI 輔助撰寫正式的公文、快速產出政策說明的計畫書、規劃一場完整的公開活動流程。甚至，對於需要自己經營社群的同仁，我們也會教學如何快速生成貼文圖片和文案，或是在短時間內完成一份清晰的簡報。目標只有一個：讓 AI 成為他們最強的行政助理，把時間還給更重要的決策與服務
有效的學習，不是學會工具的 100 種功能，而是用工具解決你工作上那 3 個最頭痛的難題。
